Spis powszechny ludności 2021, czyli wszystkie dane osobowe do jednego worka. Co na to RODO?
„Liczy się każdy”, pod takim hasłem Główny Urząd Statystyczny (GUS) przeprowadzi w roku obecnym, od kwietnia do września, Narodowy Spis Powszechny Ludności i Mieszkań. Każdy obywatel jest obowiązkowo objęty spisem. Czym jest spis powszechny w jednym zdaniu. Chyba najtrafniej określił to sam GUS. Spisy powszechne to czas, kiedy Państwo, zadając obywatelom kilka pytań, stara się zdiagnozować: „ilu nas jest?”, „kim jesteśmy?” i „jak żyjemy?”. Co istotne, w przypadku wielu cech demograficzno-społecznych jak np. wyznanie, narodowość czy stopień niepełnosprawności, spisy powszechne są dla państwa jedynym źródłem takich danych. Nie ma wątpliwości co do ogromnej roli społecznej, kulturowej i narodowej takiego spisu. Nie mam też niestety wątpliwości, że będzie to doskonała okazja dla przestępców i oszustów do wyłudzenia naszych danych osobowych. Jak się przed tym uchronić? Na co zwrócić uwagę? Jakie mam prawa i obowiązki jako obywatel w ramach spisu oraz co na to wszystko przepisy o ochronie danych osobowych? Na te i kilka innych pytań postaram się odpowiedzieć w poniższym instruktażu dotyczącym spisu powszechnego.

Skąd są moje dane?
Pierwsze podstawowe pytanie jakie się nasuwa to: Skoro GUS przetwarza dane statystyczne, to skąd ma moje dane osobowe, żeby mnie spisać, w tym np. mój numer telefonu? Każdy spis powszechny regulowany jest w Polsce, aktem prawnym rangi ustawy. Obecny spis został uregulowany Ustawą z dnia 9 sierpnia 2019 r. o narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r. Ustawa nakłada obowiązek na organy prowadzące rejestry urzędowe oraz systemy informacyjne administracji publicznej (Ministerstwa, Urzędy, Agencje) do udostępnienia danych GUS na potrzeby przeprowadzenia spisu, np. dane z rejestru PESEL. Obowiązek ten dotyczy również rejestrów niepublicznych prowadzonych np. przez dostawców usług telekomunikacyjnych, mówiąc wprost operator telekomunikacyjny, jest zobowiązany udostępnić dane o abonentach publicznie dostępnych usług telefonicznych GUSowi, m. in. dlatego mają Twój numer. Spółdzielnie mieszkaniowe udostępniają dane o osobach, którym przysługuje spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego. Dostawcy energii elektrycznej, operatorzy pocztowi inne podmioty dysponujące takimi danymi muszą je udostępnić. Oczywiście nie wygląda to tak, że każda wskazana instytucja czy organizacja udostępnia dane z automatu. GUS w ramach przygotowania spisu analizuje i typuje systemy i rejestry, które będą dla Niego najbardziej przydatnym, źródłem danych i pobiera z nich informacje. Na podstawie tych danych opracowywany jest tzw. wykaz adresowo-mieszkaniowo-osobowy służący do zarządzania spisem i monitorowaniem jego postępów. Każdemu rachmistrzowi przydzielana jest pula adresowa z wykazu według której, kontaktuje się z nami w celu dokonania spisu.

Czy mogę się nie zgodzić na spisanie, zasłaniając się RODO?
Odpowiedzieć na tak zadane pytanie jest bardzo prosta i jednoznaczna - NIE. RODO mówi, że aby przetwarzać dane osobowe, administrator musi posiadać przesłankę do ich przetwarzania. Prezes GUS w ramach spisu ma ich nawet kilka:
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO „przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”,
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi”. Ci z Państwa, którzy znają RODO to wiedzą, że są to przesłanki dotyczące przetwarzania tak zwanych danych zwykłych. A co z danymi wrażliwymi (czy jak mówi RODO danymi szczególnej kategorii). O takie dane GUS również zapyta, m.in. będą pytania dotyczące wyznania czy niepełnosprawności. Są także przesłanki legalizujące przetwarzanie taki danych (danych szczególnej kategorii) i jest to:
• art. 9 ust. 2 lit. g „przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą”
• art. 9 ust. 2 lit. j „przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi lub zapewnienie wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa opieki zdrowotnej oraz produktów leczniczych lub wyrobów medycznych, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności tajemnicę zawodową” Odmowa udzielenia informacji wiąże się z ryzykiem nałożenia grzywny, mówi o tym art. 57 ustawy o statystyce publicznej. „Kto to wbrew obowiązkowi odmawia wykonania obowiązku statystycznego albo udzielenia informacji w spisie powszechnym lub innym badaniu statystycznym, podlega grzywnie.” Mało tego, w związku ze spisem ograniczone są również prawa przewidziane w art. od 15 do 21 RODO czyli m.in. prawo do dostępu do danych, ich sprostowania czy ograniczenia przetwarzania. Ograniczenie takie jest możliwe i zostało przewidziane w RODO. Artykuł 89 rozporządzenia, wskazuje cele przetwarzania dla których, można w drodze wyjątku ograniczyć realizacje praw przez podmioty danych, przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń. Administrator wprowadzając takie wyjątki, nie ma oczywiście na celu działania na szkodę obywateli, ograniczenie to jest podyktowane specyfiką realizowania badań statystycznych, koniecznością ochrony danych i ich kompletności. Skorzystanie z praw uniemożliwiłoby w praktyce realizowanie takich badań. Wystarczy wskazać na prawo do ograniczenia przetwarzania danych, skorzystanie z tego prawa zablokowałoby możliwość dokonywania analiz, przetwarzania informacji i publikowania wyników. Wiedzą już Państwo, że spisowi należy się poddać i nie jest to niezgodne z RODO. Ale skąd będziemy wiedzieć, że spis dokonuje osoba prawniona?

Jak ustrzec się przed oszustami podającymi się za rachmistrza? Czy mogę się nie zgodzić na spisanie, zasłaniając się RODO?
Parę słów o rachmistrzu. Rachmistrzem może zostać każda pełnoletnia osoba, z co najmniej średnim wykształceniem, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Nabór na rachmistrzów przeprowadzają Urzędy Gmin, a konkretnie powołane w ich strukturze Gminne Biura Spisowe na czele z Gminnym Komisarzem Spisowym, czyli odpowiednio Wójtem, Burmistrzem lub Prezydentem. Kandydaci spełniający kryteria formalne są zgłaszani poprzez system informatyczny do Urzędu Statystycznego, Wojewódzkie Biura Spisowe są odpowiedzialne za przeszkolenie i przeprowadzenie egzaminu. Każdy kandydat po odbyciu szkolenia wstępnego bierze udział w egzaminie. Na podstawie wyników tworzone są listy rankingowe według której osoby z najlepszym wynikami, są powoływane na rachmistrza. Ilość rachmistrzów przypadających dla poszczególnych Gmin jest uzależniona od ilości mieszkańców. GUS z rachmistrzem zawiera umowę zlecenie, każdy rachmistrz otrzymuje wynagrodzenie według odgórnie ustalonych stawek za każdy zrealizowany wywiad osobisty lub telefoniczny. Rachmistrz przed przystąpieniem do realizacji obowiązków składa pisemne przyrzeczenie o zachowaniu tajemnicy statystycznej oraz otrzymuje upoważnienie do przetwarzania danych respondentów. Wracając do samej czynności spisu. Z osobami, które nie dokonają samospisu internetowego za pomocą dedykowanej aplikacji na stronie internetowej GUSu lub wypełnią dostępny tam formularz niekompletnie, rachmistrze spisowi będą się kontaktować telefonicznie lub osobiście w celu dokonania lub uzupełnienia spisu. Każdy rachmistrz jest zobowiązany w przypadku kontaktu telefonicznego podać swoje dane identyfikacyjne - imię i nazwisko oraz urząd statystyczny, który reprezentuje, a jeśli wyrazisz takie życzenie, także numer identyfikacyjny. Rachmistrz podczas spisu osobistego ma obowiązek ustawowy, nosić w widocznym miejscu identyfikator. Zawiera on obowiązkowo m. in. jego imię i nazwisko, zdjęcie oraz numer identyfikacyjny. No dobrze,... Ale skąd mam wiedzieć, że podaje prawdziwe dane, a nie zmyślone? Identyfikator dzisiaj można samemu wykonać. Są przecież ogólnodostępne odpowiednie narzędzia poligraficzne. Rachmistrz spisowy jest zobowiązany kontaktując się z nami podać nie tylko swoje dane, czy pokazać identyfikator. Ma również obowiązek poinformować, jak możemy potwierdzić, że to prawdziwe dane. Rachmistrza będzie można otwierdzić poprzez dedykowaną infolinię GUS oraz aplikację, gdzie podając numer identyfikacyjny uzyskamy informacje o achmistrzu. Jeżeli osoba podająca się za rachmistrza unika podania lub w sposób niejasny podaje te informacje lub co gorsza twierdzi, że nie musi ich podawać, ta osoba może być potencjalnie oszustem! Dla własnego bezpieczeństwa zweryfikujmy jego dane. O każdej próbie podszywania się pod osoby wykonujące czynności w ramach spisu powinniśmy obowiązkowo informować odpowiednie służby. Policja jest w stałym kontakcie z biurami spisowymi oraz ma za zadanie reagować na wszelkie informacje o incydentach lub próbach oszustwa. Zgłoszenie takiego zdarzenia może uchronić inne, mniej czujne osoby przed ujawnieniem swoich danych. Co warto wiedzieć, rachmistrz podczas realizacji prac spisowych nie ma prawa wykonywać innych czynności niezwiązanych ze spisem (np. rozdawać ulotek niedotyczących spisu itp.). Jeżeli więc osoba, która jest rachmistrzem przy okazji próbuje sprzedać nam ubezpieczenie lub zestaw garnków korzystając niejako z pewnego umocowania do kontaktowania się z Nami, robi to z naruszeniem swoich obowiązków i nie ma do tego prawa. Należy również pamiętać, ze w każdym Urzędzie Gminy funkcjonuje Biuro Spisowe, które wspiera służby statystyczne i rachmistrzów w realizacji spisu na swoim terenie. W przypadku jakichkolwiek problemów czy wątpliwości można kontaktować się również z pracownikami biura.

O co będą pytać i skąd mam wiedzieć, że rachmistrz nie podpytuje za dużo?
Rachmistrzowie mają obowiązek zbierać dane według ściśle określonej metodyki i zgodnie z kluczem pytań. Służyć temu będzie dedykowana aplikacja z formularzem spisowym. O co konkretnie będą pytać, jakie informacje są gromadzone w ramach spisu wskazuje ustawa z dnia 9 sierpnia 2019 r. o narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r., a konkretnie załącznik
nr 1 do ustawy. Warto zajrzeć do tego dokumentu, aby mieć świadomość jakich informacji będę musiał udzielić, a o co nie powinien pytać rachmistrz. Z danych, o które rachmistrz może pytać są tam wymienione m.in. dane demograficzne - wiek, stan cywilny, dane ekonomiczne - status na rynku pracy, wykonywany zawód, wykształcenie. Pojawią się również pytania o informacje z kategorii danych szczególnych jak informacje o niepełnosprawnościach i wyznanie. Warto zwrócić uwagę nie tylko o co mogą pytać ale również jakie pytania nie powinny się pojawić. • Dla przykładu, mają pytać o wiek, ale nie o datę urodzenia. • Będą pytania dotyczące źródła dochodu, ale nie o konkretne kwoty osiąganych dochodów. W przypadku pytań wrażliwych w ramach spisów próbnych, była możliwość nieudzielenia odpowiedzi. Czy tak będzie teraz? Na tą chwile nie wiadomo.

Skoro już muszę podać dane to czy chociaż są one odpowiednio chronione i co mi to gwarantuje?
Jak już wskazałem wyżej, RODO dopuszcza przetwarzanie danych spisowych oraz daje uprawnienie administratorowi tych danych do ograniczenia praw osób, których dane dotyczą. RODO stawia jednak pewne warunki. Ograniczenie to jest możliwe z zastrzeżeniem zastosowania odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych w celu zabezpieczenia danych i ochrony praw i wolności osób, których dane są przetwarzanie (czyli Ciebie). Jak zapewnia GUS, w procesie przetwarzania uczestniczą wyłącznie osoby upoważnione do tego z zachowaniem zasady wiedzy koniecznej. Dane osobowe od momentu ich zebrania objęte są tajemnicą statystyczną. Ma ona charakter absolutny, jest wieczysta, obejmuje wszystkie dane osobowe i nie przewiduje żadnych wyjątków dających możliwość jej uchylenia. Badania realizowane są ©Copyright by CompNet Sp. z o.o. 1 z zachowaniem wysokich standardów bezpieczeństwa, w oparciu o nowoczesne techniki teleinformatyczne. Wszystkie te zabezpieczenia są oczywiście niezbędne i bardzo ważne, niemniej jak wiemy z doświadczenia często to człowiek jest najsłabszym ogniwem i nawet najlepsze zabezpieczenia nie zastąpią zdrowego rozsądku i świadomości istniejących zagrożeń. Dlatego gorąco zachęcam każdego, aby zanim weźmie udział w spisie, zapoznał się z informacjami dostępnymi na stronach GUS oraz zweryfikował tożsamość osób, która podaje się za rachmistrza lub ankietera. Mam nadzieję, że przedstawione informacje w tym cyklu podniosły Państwa świadomość, a tym samym spowodowały, że Państwa dane osobowe i dane osobowe Państwa bliskich będą bardziej bezpieczne. Autor: Piotr Kropidłowski - Inspektor Ochrony Danych - Kierownik Projektu CompNet sp. z o.o. Zachęcamy do ciekawych artykułów opracowywanych przez naszych inspektorów ochrony danych osobowych na blogu https://www.comp-net.pl/category/blog/

©Copyright by CompNet Sp. z o.o.